Kilometerregistratie voor freelancers en zzp’ers

Zzp of freelance kilometerregistratie

Het gebruik van een auto van de zaak kunt u privé voordeel opleveren waardoor dit belast wordt met de zogenaamde fiscale bijtelling. De Belastingdienst baseert deze bijtelling op het aantal gereden privékilometers dat u in een kalenderjaar rijdt.

Om bijtelling voor privégebruik te vermijden moet u als freelancer of zzp’er kunnen aantonen dat u uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar voor privédoeleinden hebt gebruikt. Als u hiervoor geen zorgvuldig bijgehouden rittenadministratie kunt overleggen, wordt u aangeslagen voor de maximale bijtelling.

Gegevens voor in de rittenadministratie

Met een sluitende en controleerbare rittenregistratie kunt u bewijzen dat u niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden op kalenderjaarbasis. In een rittenadministratie moet u het volgende vermelden:

  • merk van de auto,
  • type van de auto,
  • kenteken,
  • periode waarin u de auto tot uw beschikking heeft gehad,
  • ritgegevens, de afstand tussen twee adressen.

In de kilometerregistratie moet u het volgende vermelden voor ritgegevens:

  • de datum van de ritten,
  • begin- en eindstand van de kilometerteller,
  • adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf een werkadres naar een afspraak rijdt, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis,
  • routegegevens, als u een andere route heeft moeten nemen dan de gebruikelijke route,
  • aangeven of het een zakelijke rit of een privé rit is geweest.

Geautomatiseerde rittenregistratie

Er zijn diverse aanbieders van geautomatiseerde GPS systemen dat de rittenregistratie ondersteunt. Een dergelijk systeem legt nauwkeurig vast hoeveel kilometer u met de auto heeft gereden, ook is veelal elke afzonderlijke rit eenvoudig terug te vinden. Ook als u gebruikmaakt van geautomatiseerde systemen moet u voldoen aan de eisen van de rittenregistratie.

Voor het bijhouden van de zakelijke of privé kilometers zijn diverse apps beschikbaar. Het belangrijkste van een app voor kilometerregistratie is dat deze nauwkeurig werkt. De meeste kilometerregistratie apps lijken in essentie veel op elkaar. Het gaat immers om één en dezelfde functie, het registreren van de kilometers.

Er zijn handige kilometerregistratie apps waarbij u de configuratie een aantal vaste ritten kunt voeren zodat u hier niet meer naar om hoeft te kijken.

Kilometerregistratie in Excel bijhouden

Het registreren van de kilometers op papier is een mogelijkheid, alleen wel gedateerd. Naast het gebruik maken van geautomatiseerde rittenregistratiesystemen kunt u ook in Excel uw kilometeradministratie bijhouden. Met het digitaal bijhouden van de kilometers in Excel kunt u eenvoudig verhoudingen, totalen en gemiddelden berekenen.

Kilometerregistratie bewaren
De juistheid van een rittenregistratie kan door de Belastingdienst worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s of routeplanners. Het is daarom aan te bevelen deze informatie samen met de rittenregistratie tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren.

Gerelateerd aan kilometerregistratie voor freelancers en zzp’ers