Digitaal factureren

Digitaal uw factuur versturen

Digitaal factureren

E-facturatie

E-factureren staat voor digitaal of elektronisch factureren en biedt vergeleken met papieren facturen aanzienlijke economische voordelen voor zowel het MKB als voor freelancers en zzp’ers met besparingen op druk- en frankeerkosten. Natuurlijk moet uw klant digitale facturen ook willen en kunnen ontvangen. De digitale en de papieren factuur zijn wat de factuureisen betreft aan elkaar gelijkgesteld.

U mag dus zelf bepalen of u uw facturen digitaal of op papier verstuurt, de Belastingdienst stelt geen extra eisen meer als u digitale facturen wilt versturen. Digitalisering van facturen is een belangrijke trend waar veel aanbieders van boekhoudsoftware zich mee willen profileren.

Met name ondersteuning van e-facturatie is een belangrijk element. Zo zijn er handige modules beschikbaar waarmee u papieren facturen kunt inscannen en digitaliseren voor uw digitaal archief.

Bewaarplicht voor digitale facturen
Heeft u een digitale factuur ontvangen dan mag u deze digitaal bewaren. Houd er rekening mee dat ook uw digitale administratie 7 jaar bewaard moet worden.

De verschillende vormen van e-factureren

Een papieren factuur stuurde u als ondernemer in een envelop per post. Bij digitaal factureren heeft u meerdere mogelijkheden zoals:

  • De factuur digitaal per e-mail versturen. Dit kan door de tekst direct in de mail op te nemen of als bijlage in een PDF-bestand of Word-document. Ook via SMS is het mogelijk om een factuur te versturen.
  • Een digitale factuur kan worden voorzien van een wachtwoord dat alleen de verzender en ontvanger kennen maar op deze manier kan echter niet worden gecontroleerd wie de zender is. Ook kan niet worden gecontroleerd of de factuur tussentijds is gewijzigd, bijvoorbeeld of de bedragen zijn veranderd. Integriteit en authenticiteit zijn belangrijk en kunnen worden gecontroleerd door de digitale factuur te versleutelen met een elektronische handtekening. De klant die de digitale factuur ontvangt kan hierdoor controleren of de factuur niet is gewijzigd en of deze is verstuurd door de daadwerkelijke eigenaar.
  • Het is mogelijk dat de verzender en ontvanger via internet gegevens uitwisselen en elkaar ontvangstbevestigingen sturen als er een digitale factuur is verstuurd en de ontvangende computer de digitale factuur ook kan verwerken.
  • Extra controles voor digitale facturen zijn eenvoudig. U kunt regelmatig een overzicht van de regels en bedragen die zijn gefactureerd versturen naar de klant en op deze manier de herkomst en inhoud controleren. Deze controles zijn eenvoudig automatisch uit te voeren met de juiste boekhoudsoftware of boekhoudpakketten.

Boekhoudpakketten en digitaal factureren

Elektronische facturen is pas echt efficiënt wanneer deze aangemaakt kunnen worden door de boekhoudsoftware van de verzender en kan worden geïmporteerd in de boekhoudsoftware van de ontvanger. Echter is het zo dat nog veel standaard boekhoudpakketten geen mogelijk bieden om administratieve gegevens onderling uit te wisselen. Hierdoor blijft digitaal factureren nog grotendeels op achterstand in verhouding met de papieren factuur.

Wilt u als zzp’er of freelancer gebruik gaan maken van digitaal factureren, houdt u er dan rekening mee bij het aankopen van boekhoudsoftware of een boekhoudpakket dat er een module beschikbaar is met de mogelijkheid om uw facturen digitaal te versturen.

Gerelateerd aan digitaal factureren