Niet betalende klanten

Wat te doen als de klant de factuur niet betaald

Wat te doen als de debiteur niet betaald

Wat te doen met niet betalende klanten

Een van de vervelendste problemen waar zelfstandige ondernemers mee te maken krijgen zijn niet betalende klanten: de wanbetaler. Hoe kunt u als freelancer of zzp’er dit voorkomen? Een goed debiteurenbeleid is hierin een belangrijke factor. Vaak worden opdrachten en klussen niet of nauwelijks vastgelegd in een overeenkomst. Dat brengt al een groot probleem met zich mee. U doet er goed aan al de overeengekomen zakelijke afspraken van de opdracht of klus vast te leggen in een overeenkomst.

In het uiterste geval bij het uitblijven van een betaling van de factuur door de opdrachtgever of klant komt de rechter er aan te pas. Ook moet u als zelfstandige ondernemer er niet voor schromen een incassoprocedure in gang te zetten. Niet betalende klanten zijn immers geen klanten.

Een wanbetaler aanpakken

Veel kunt u zelf doen voordat juridische stappen en incassobureaus nodig zijn. U dient eerst betalingsherinneringen te versturen en telefonisch contact op te nemen. Heeft dat geen baat, dan volgt een sommatie of aanmaning. Als laatst verstuurt u een ingebrekestelling. Wordt de factuur nog niet betaald? Dan volgt incasso of de rechter. Mocht het voor de klant financieel tijdelijk niet mogelijk zijn om te betalen, dan kunt u een betalingsregeling voorstellen.

Een goede factuur maken

Een goed debiteurenbeleid begint bij een factuur maken met daarin de bepaalde factuureisen waaraan een factuur moet voldoen. Hierbij is het erg handig als de klant of opdrachtgever direct kan zien wanneer de betaling uiterlijk moet zijn voldaan zodat hierover later nooit onduidelijkheid bestaat. Belangrijk is ook de vermelding van het wettelijk verplichte factuurnummer.

De standaard betaaltermijn voor facturen is 30 dagen. Betalingstermijnen zijn wettelijk vastgelegd. Wel is het mogelijk om in een overeenkomst een langere betaaltermijn op te nemen van 60 dagen. Is een langere betaaltermijn voor beide partijen niet nadelig, dan is een betalingstermijn langer dan 60 dagen ook toegestaan.

Download een voorbeeld van een factuur en gebruik deze om uw eigen facturen op te stellen en te versturen.

Eerste betalingsherinnering

Is de factuur na de oorspronkelijke betalingstermijn nog niet voldaan, dan kunt u de opdrachtgever of klant een eerste betalingsherinnering sturen. In een eerste betalingsherinnering blijft u altijd vriendelijk en niet dwingend maar ook wel zakelijk en correct. Het kan namelijk zo zijn dat de klant of opdrachtgever door omstandigheden uw factuur is vergeten of dat deze in een uiterst geval zelfs niet is aangekomen.

Met een eerste betalingsherinnering maakt u de opdrachtgever of klant duidelijk dat het te betalen bedrag van de factuur nog open staat en verzoekt u vriendelijk dit alsnog zo spoedig mogelijk af te handelen. Vermeld in een eerste betalingsherinnering geen nieuwe betalingstermijn, dit komt later als blijkt dat de klant niet bereid is te betalen.

Download een voorbeeld van een eerste betalingsherinnering en gebruik deze om uw eigen betalingsherinnering op te stellen en te versturen.

Neem telefonisch contact op

U doet er altijd goed aan de opdrachtgever of klant rechtstreeks telefonisch te bereiken en na te vragen wat de reden is dat de factuur nog niet is voldaan. Vaak gebeurt dit als na het versturen van een eerste betalingsherinnering nog niet is betaald. Ook voor het telefonisch benaderen geldt dat u zakelijk en beleefd dient te blijven.

Tweede betalingsherinnering

Heeft u nog geen reactie ontvangen en is de opdrachtgever of klant ook niet telefonisch te benaderen, dan moet u gaan denken aan een vervelende potentiële wanbetaler. Ook in deze tweede officiële betalingsherinneringsbrief moet u beleefd blijven. Hierin neemt u wel een duidelijke waarschuwing op en geeft u aan dat, als de wanbetaler nog niet binnen 5 dagen na ontvangst betaald, u genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen zodat alsnog betaald moet worden.

Download een voorbeeld van een tweede betalingsherinnering en gebruik deze om uw eigen betalingsherinnering op te stellen en te versturen.

Sommatie of aanmaning

Mocht de opdrachtgever of klant nog steeds niet betalen, dan kunt u eventueel eerst nog een sommatie of aanmaning versturen. In een sommatiebrief of aanmaning neemt u een dringende toon aan met daarin een termijn waarbinnen de opdrachtgever of klant moet betalen. Dit vergroot de kans dat de opdrachtgever of klant dan alsnog gaat betalen. Een sommatie of aanmaning verstuurt u per aangetekende brief.

Download een voorbeeld van een sommatiebrief en gebruik deze om uw eigen aanmaning op te stellen en te versturen.

Ingebrekestelling

De ingebrekestelling is een laatste maatregel als de opdrachtgever of klant, ondanks herhaald aanmanen, de factuur nog steeds niet heeft betaalt. Met een ingebrekestelling maakt u een begin met een incassoprocedure. U kondigt hierin aan dat u de vordering via dwangmiddelen zal laten innen doordat u de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. Hierbij kunt u de wanbetaler nog de kans geven om binnen 24 uur een spoedoverboeking te maken.

Een ingebrekestellingsbrief verstuurt u ook per aangetekende post en hierin geeft u tevens aan dat de gemaakte kosten voor rekening van de klant of opdrachtgever zullen zijn.

Download een voorbeeld van een ingebrekestellingsbrief en gebruik deze om uw eigen ingebrekestelling op te stellen en te versturen.

Schakel een incassobureau in

Nog steeds geen reactie van de wanbetaler en is de factuur nog altijd niet betaald? Dan is het hoog tijd om een incassobureau in te schakelen nadat u de klant of opdrachtgever officieel in gebreke heeft gesteld. Er zijn genoeg incassobureaus te vinden die u kunnen helpen om het verschuldigde geldbedrag en de gemaakte kosten alsnog te innen.

Als starter kunt u gebruik maken van een incassobureau op basis van ‘no cure, no pay’ waarbij de kosten niet in rekening worden gebracht als er niets wordt geïncasseerd bij de wanbetaler. Is de opdrachtgever failliet verklaard, dan zullen de kosten van een deurwaarder en een eventuele juridische procedure niet kunnen worden achterhaald.

Stap naar de rechter

Lukt het zelfs niet om met behulp van een incassobureau uw geld te vorderen, dan kunt u naar de rechtbank stappen voor een gerechtelijk proces. U daagt de wanbetaler met behulp van een juridisch adviseur voor de rechter middels een officiële dagvaarding. In een dagvaarding onderbouwt u gedetailleerd wat u eist, vermeld u de bewijzen waarover u beschikt en deelt u mede waarom de wanbetaler wordt gedaagd.